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一个老财务总监的经验之谈:内部控制十大漏洞
2018/07/31245
  我们经常会看到一些关于企业资金被挪用、侵占或者诈骗企业财产的新闻,不懂财务的人可能会说那个公司的领导太好骗了吧,或者愤慨一句人心不古,坏人当道。懂财务的就会深入现象看本质,分析企业内部控制的弊端。内部控制是企业为控制经营风险、实现经营目标而制定的各项政策与程序,在帮助企业达到其目标的同时,将风险降低至合理范围内,保证企业资产安全,有效防范各种舞弊活动。下面咱们就来看看一位老财务总监总结的经验之谈,看企业内部控制常见的漏洞及防范技巧有哪些。
 
  一、出纳领取银行对账单、编制银行存款余额调节表。
 
  之所以把这个问题列在十大问题之首,是因为它非常普遍且后果严重,但遗憾的是,直到今天,仍有很多单位根本没有意识到这一问题,或虽然意识到了却不以为然,低估了其可能造成的严重后果。
 
  不相容职务分离是内部控制的一个基本原理,通常需要分离的不相容职务包括授权与执行、执行与审核、执行与记录、保管与记录,所谓“管钱不管账,管账不管钱”就是不相容职务分离原理的一个典型运用。货币资金是最容易出现舞弊的一项资产,如果由出纳来负责领取银行对账单、编制银行存款余额调节表,出纳就有可能挪用或侵占公司货币资金,并通过伪造对账单或在余额调节表上做手脚来掩盖自己的舞弊行为。
 
  国家自然科学基金委会计卞中从1995年到2003年的八年期间里,利用掌管国家基础科学研究的专项资金下拨权,采用谎称支票作废、偷盖印鉴、削减拨款金额、伪造银行进账单和信汇凭证、编造银行对账单等手段贪污、挪用公款人民币两亿余元。卞中担负着资金收付的出纳职能,同时所有的银行单据和银行对账单也都由他一手经办,使得他得以作案长达八年都没有引起过怀疑。
 
  2003年春节刚过,基金委财务局经费管理处刚来的一名大学生上班伊始便到定点银行拿对账单,以往这一工作由会计卞中负责。一笔金额为2090万的支出引起了这名大学生注意,在其印象里他没有听说此项开支。这个初入社会的大学生找到卞中刨根问底,这桩涉案金额超过2亿元的大案也因此浮出水面。
 
  从笔者了解的情况看,80%以上的企业存在出纳领取银行对账单、编制余额调节表的现象,究其原因,主要从工作方便角度出发,由于出纳经常跑银行,办理各种收付款,于是便“顺理成章”地领取银行对账单、编制余额调节表。殊不知这种习惯做法存在巨大风险隐患,其实要防范这种风险并不难,只要改由出纳以外的人来负责银行对账单领取和账面银行存款余额核实工作即可,关键是要从思想意识上重视起来。
 
  二、领导“一只笔”审批,缺乏完善内控制度和流程保障。
 
  领导“一只笔”,表明看起来似乎控制很严格,不容易出问题,但事实上这种“一只笔”控制反映了单位内部控制方式的落后。
 
  首先,事无巨细都由领导来审批,囿于时间和精力,领导最后可能疲于应付,分不清主次,审批“一只笔”变成签字“一只笔”而已,控制流于形式。
 
  其次,如果缺乏相关支撑信息,领导无法对收支合理性进行判断,“一只笔”就会失去控制作用,例如经办人员申请购买某种设备,而领导没有该设备经济可行性、价格合理性的相关数据,审批就会演变成一种过场。
 
  第三,领导“一只笔”会造成高度集权,不利于对领导的制约和监督,可能导致fu败。因此,合理的内部控制应当按照重要性程度大小,适当分层授权,逐级审批。
 
  三、过于依赖业务人员,企业资源掌握在个人手中,企业对业务开展失去控制。
 
  企业业务资源完全掌握在业务员个人手中,对企业来说是一件非常危险的事情,现实中经常可以看到,不少企业的业务员一旦跳槽或离职,原有的客户和业务关系也被随之带走,形成企业对业务人员过于依赖的局面。更有甚者,有的企业业务员明地里使用单位各项资源,暗地里为自己或亲友开拓业务、谋取私利,严重损害了企业利益。
 
  针对这种现象,企业应通过完善制度设计,例如采取建立统一的客户档案和客户关系管理系统、同一笔业务有两人以上共同参与、适当进行工作轮换和加强财务对业务过程的控制等措施,将业务员手中的客户资源转化为企业资源,让客户认的是企业本身而不是认个人,这样企业的业务就不会依赖于某一两个人,从而保持持续稳定的发展。
 
  2003年初,花旗银行台湾区总经理陈圣德率领二十多位主管集体跳槽,但在经历短暂的人事地震以后,花旗银行在短短两三个月内就基本恢复了业务正常开展,当年业绩并未受到大的影响,盈利反而创下历史新高,靠的就是花旗银行内部已经形成完整的制度和流程,用制度来保障业务开展,而不是依赖于某个业务人员或主管。
 
  四、内部控制制度文字描述性东西较多,清晰的流程图和配套表单较少。
 
  很多单位有这样一种现象,员工在某个岗位工作久了后变得驾轻就熟,经验老到,工作起来游刃有余,而一旦这个员工因有事调离或辞职,后面接替的人员则需要花很长时间来熟悉情况,重新摸索工作方法。造成这种现象的原因是企业制度主要是文字性东西,缺乏清晰的岗位说明和工作流程图,执行的人往往凭自己的经验和别人“言传身教” 来做事,岗位新手在开始阶段工作不知从何入手,通常需要很长一段学习和熟悉过程。
 
  因此,一套完整的企业制度应包括三部分:
 
  (1)文字描述的支撑制度文件;
 
  (2)工作流程图或流程的文字描述;
 
  (3)相关凭证、表单、文件的样式汇总。
 
  通过绘制清晰的工作流程图,可以让每个人都能一目了然地知道办事程序、涉及的部门、人员和规章制度,而且能够将工作形成的好经验固化下来,并且通过流程图能比较容易发现内部控制中的不足之处和风险点,从而有助于企业内部控制的持续改进。
 
  五、内部控制制度“救火式”的较多,制度体系缺乏系统性和完整性,甚至政出多门,相互打架。
 
  很多企业的内部控制制度都是在发展中逐步建立起来,经常是发现管理中出现了某种问题,于是相应地出台一个制度来规范。例如今天发现电话费高了,就制定一个通讯费管理办法,明天发现办公用品浪费严重,就拟定出办公用品采购与使用办法。
 
  这种“救火式”的制度往往只能防范已发生过的风险,而对未发生的风险则考虑不足。此外,这样的制度体系无论在内容上还是形式上,都缺乏系统性和完整性,没有科学合理的分类,甚至不同制度之间存在矛盾或重叠的现象。有的单位还有不同部门根据自身需要制定制度现象,政出多门,相互打架。
 
  笔者曾经接触过一个单位,仅是购买电脑一项,既可以通过信息科购买,因为信息科负责整个单位的计算机软硬件系统;也可以通过行政办公室,因为电脑属于办公用品,而办公用品归办公室管理;还可以通过负责管理固定资产的设备科购买,因为电脑是一种固定资产。为此,企业应有一套规范的制度制定程序和形式规范,包括制度的编号、格式、分类、内容、审批程序、执行及其他应注意事项进行统一的规范化管理,并以书面形式予以约束。
 
  六、员工临时休假或出差时,缺乏明确的工作交接制度。
 
  任何一个岗位,总会出现员工因急事、生病或出差等原因不能正常上班的情形,很多单位在制度设计时都没有考虑到员工暂时离岗时工作由谁接替的问题。
 
  实际操作中

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